n8n vs. Zapier vs. Make: Ein umfassender Vergleich

Versinkst du in einem Meer von manuellen Aufgaben? Diese tägliche, zermürbende Routine aus dem Exportieren von CSV-Dateien, dem Kopieren und Einfügen von Kundendaten und der manuellen Synchronisierung von Informationen zwischen deinen Apps ist nicht nur langweilig, sondern auch ein kritischer Engpass, der das Wachstum deines Unternehmens hemmt. Workflow-Automatisierungsplattformen versprechen einen Ausweg und fungieren als zentrales Nervensystem für Ihre Betriebsabläufe. Der Einstieg in diese Welt stellt jedoch eine Herausforderung dar: die Auswahl des richtigen Tools aus einer Vielzahl leistungsstarker Anbieter.

Du hast bestimmt schon von den drei großen Anbietern gehört: Zapier, Make (früher Integromat) und n8n. Die richtige Wahl zu treffen geht weit über eine einfache Checkliste mit Funktionen hinaus. Es ist eine strategische Entscheidung, die mit deinen technischen Fähigkeiten, deinem Budget und deiner Einstellung zum Datenschutz übereinstimmen muss.

Dieser Leitfaden soll dir dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Wir verzichten auf Marketing-Jargon und bieten dir eine detaillierte Analyse von n8n vs. Zapier und n8n vs. Make. Wir untersuchen ihre Kernphilosophien, bieten eine transparente Aufschlüsselung ihrer Preismodelle und decken die wahre Leistungsfähigkeit ihrer Integrationsökosysteme auf. Am Ende dieser ausführlichen Betrachtung wirst du die Klarheit und das Selbstvertrauen haben, die Plattform auszuwählen, die nicht nur deine Aufgaben automatisiert, sondern die Arbeitsweise deines Unternehmens wirklich verändert.

n8n vs. Zapier vs. Make – Wichtigste Unterschiede erklärt

Auf der Oberfläche erfüllen alle drei Plattformen denselben primären Zweck. Sie sind als Vermittler konzipiert, die es Ihren Cloud-Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren und Aufgaben zu automatisieren. Das Wie zeigt jedoch tiefgreifend unterschiedliche Philosophien und Designentscheidungen auf. Diese grundlegenden Unterschiede zu verstehen, ist der entscheidende erste Schritt, um das richtige Tool zu wählen. Das hier ist kein einfacher n8n-Test, sondern ein umfassender n8n-Vergleich, der den einzigartigen Mehrwert deutlich macht.

Zapier: Die erste Wahl für Einfachheit und Massen-Konnektivität

Die Marktführerschaft von Zapier basiert auf radikaler Einfachheit. Die gesamte Benutzererfahrung ist um einen linearen, schrittweisen Assistenten herum gestaltet. Du beginnst mit einem „Trigger“ – einem Ereignis wie „Neuer Lead in Salesforce“. Danach kannst du eine oder mehrere „Aktionen“ hinzufügen, zum Beispiel „Lead zu einer Mailchimp-Zielgruppe hinzufügen“ oder „Benachrichtigung an einen Slack-Kanal senden“. Diese intuitive „Wenn dies, dann das“-Logik (IFTTT) macht sie für Nutzer aller technischen Erfahrungsstufen unglaublich zugänglich.

Der größte Vorteil von Zapier ist allerdings das riesige Ökosystem mit über 6.000 offiziell unterstützten App-Integrationen. Wenn es ein SaaS-Tool gibt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Zapier bereits einen fertigen Connector dafür hat. Diese Plug-and-Play-Funktion ist ein riesiger Vorteil für Marketing-, Vertriebs- und Operationsteams, die sofort Automatisierungen erstellen möchten – ganz ohne Entwicklerunterstützung. Diese Benutzerfreundlichkeit bringt allerdings auch ihre Grenzen mit sich. Wenn Workflows komplexer werden – mit verzweigten Logiken oder mehreren Pfaden – kann die lineare Oberfläche schnell unübersichtlich werden. Außerdem kann das Preismodell, das wir uns gleich genauer ansehen, komplexe oder umfangreiche Workflows ziemlich teuer machen.

Make: Der visuelle Innovator für komplexe Workflows

Make, das viele noch unter seinem früheren Namen Integromat kennen, bietet eine leistungsstarke und visuell intuitive Alternative. Statt einer linearen Liste von Schritten bietet Make eine dynamische Drag-and-Drop-Oberfläche, auf der du „Szenarien“ erstellst. Das ermöglicht dir, die Daten buchstäblich zwischen verschiedenen Anwendungsmodulen fließen zu sehen. So ist es viel einfacher, komplexe Automatisierungen zu konzipieren, zu erstellen und zu debuggen, die mehrere Verzweigungen, bedingte Router und anspruchsvolles Fehlermanagement beinhalten.

Diese visuelle Vorgehensweise schafft einen überzeugenden Kompromiss. Es ist deutlich leistungsfähiger im Umgang mit komplexer Logik als Zapier, bleibt jedoch für „Power-User“ zugänglich, die möglicherweise keine professionellen Entwickler sind, aber mit dem Denken in Flussdiagrammen vertraut sind. Das Preismodell von Make ist insgesamt wettbewerbsfähiger und bietet eine höhere Anzahl von „Operationen“ (entsprechend Zapiers Aufgaben) zu ähnlichen Kosten. Der Hauptnachteil ist eine kleinere (aber trotzdem umfangreiche) Bibliothek unterstützter Integrationen im Vergleich zu Zapier.

n8n: Das Open-Source-Tool für Entwickler, Power-User und datenschutzbewusste Nutzer

Hier wird der Vergleich von n8n vs. Zapier und n8n vs. Make interessant. n8n läuft unter einer „Fair-Code“-Lizenz. Das bedeutet, dass der Quellcode öffentlich verfügbar ist und du ihn auf deiner eigenen privaten Infrastruktur selbst hosten kannst. Das bietet dir ein höheres Maß an Kontrolle über deine Daten, Kosten und Plattformfunktionen.

n8n verwendet einen Knoten/Node-basierten Workflow-Editor – eine Arbeitsweise, die für alle, die im Bereich Spielentwicklung oder visuelle Effekte tätig sind, vertraut sein dürfte. Jeder Schritt in deiner Automatisierung wird durch einen solchen „Knoten“ dargestellt. Du hast die volle Freiheit, diese Knoten beliebig zu verbinden. Du kannst sie sequenziell verketten, sie mit komplexer bedingter Logik verzweigen, separate Datenströme zusammenführen und benutzerdefinierten JavaScript-Code (Node.js-Umgebung) direkt im integrierten n8n Function-Knoten schreiben. Python-Code kann auch über einen Execute Command-Knoten sowie durch verschiedene Community-Erweiterungen aufgerufen werden. Dieser Ansatz bietet ein Maß an Leistung und Flexibilität, das praktisch grenzenlos ist. Wenn eine bestimmte Funktion oder Integration fehlt, kannst du sie oft selbst erstellen. Während n8n einen praktischen verwalteten Cloud-Service anbietet, ist seine Self-Hosting-Funktion das entscheidende Merkmal, denn sie bietet dir die Möglichkeit zu erheblichen Kosteneinsparungen und vollständiger Kontrolle über deine Daten. Die Lernkurve ist zweifellos steiler, aber die Belohnung ist unvergleichliche Leistung und Kontrolle.

n8n Preismodelle: Eine detaillierte Kosten-pro-Ausführung vs. pro-Aufgabe Aufschlüsselung

Lass uns über einen der wichtigsten Faktoren bei deiner Entscheidung sprechen: die Kosten. Die Preisstrukturen dieser drei Plattformen sind grundsätzlich unterschiedlich. Das n8n-Preismodell unterscheidet sich deutlich vom Branchenstandard und bietet ein überzeugendes Wertangebot. Das gilt insbesondere, wenn du die Preise für n8n vs. Zapier und n8n vs. Make vergleichst.

Zapiers Modell: Der Zähler läuft immer (Zahlung pro Aufgabe)

Zapiers Preisgestaltung basiert auf dem Konzept der Aufgaben. Eine Aufgabe ist jede erfolgreiche Aktion, die dein Workflow (ein sogenannter „Zap“) ausführt. Der anfängliche Trigger zählt nicht als Aufgabe, aber jeder nachfolgende Schritt schon.

• Ein einfacher Zap (1 Trigger, 1 Aktion) verwendet 1 Aufgabe pro Ausführung.
• Ein mäßig komplexer Zap (1 Trigger, 5 Aktionen) verwendet 5 Aufgaben pro Ausführung.
• Ein komplexer Zap (1 Trigger, 20 Aktionen) verwendet 20 Aufgaben oder mehr pro Ausführung.

Dieses Modell ist leicht zu verstehen, hat aber einen großen Nachteil: Es bestraft Komplexität und Volumen. Wenn du komplexere, mehrstufige Automatisierungen erstellst oder dein Unternehmen wächst und das Trigger-Volumen zunimmt, kann dein Aufgaben-Verbrauch explodieren. Ein Workflow, der mit 100 Ausführungen pro Monat erschwinglich erscheint, kann bei 10.000 Ausführungen pro Monat zu einem erheblichen Kostenfaktor werden. Das zwingt dich oft in teure Pläne, die Hunderte oder sogar Tausende von Dollar pro Monat kosten.

Makes Modell: Mehr Gegenwert für dein Geld (Zahlung pro Operation)

Die Preisgestaltung von Make dreht sich um „Operationen“, die funktional sehr ähnlich zu Zapiers Aufgaben sind. Jedes Modul in deinem „Szenario“, das eine Aktion ausführt, verbraucht mindestens eine Operation. Allerdings gilt Make allgemein als großzügiger in Bezug auf die Anzahl der in seinen Preiskategorien enthaltenen Operationen. Für eine ähnliche monatliche Gebühr erhältst du bei Make in der Regel deutlich mehr Operationen als Aufgaben bei Zapier. Auch wenn das zugrunde liegende Prinzip gleich bleibt – mehr Schritte und mehr Ausführungen bedeuten höhere Kosten – bietet Make insgesamt ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams, die Zapiers günstigere Pläne bereits hinter sich gelassen haben, aber noch nicht bereit für eine selbstgehostete Lösung sind.

n8n-Modell: Ultimativer Wert und Kontrolle

Die n8n-Preisstruktur ist darauf ausgelegt, vorhersehbarer und skalierbarer zu sein. Sie bietet zwei verschiedene Modelle, die unterschiedliche Bedürfnisse bedienen.

n8n Cloud: Vorhersehbare Preisgestaltung (Zahlung pro Ausführung)

Auf der vollständig verwalteten Cloud-Plattform von n8n basiert die Preisgestaltung hauptsächlich auf „Workflow-Ausführungen“. Eine Workflow-Ausführung wird als ein einzelner, vollständiger Durchlauf eines Workflows definiert – unabhängig davon, wie viele Knoten (Schritte) er enthält.

• Ein einfacher Workflow mit 2 Knoten, der 5.000 Mal ausgeführt wird, zählt als 5.000 Ausführungen.
• Ein äußerst komplexer Workflow mit 75 Knoten, der 5.000 Mal ausgeführt wird, zählt ebenfalls als 5.000 Ausführungen.

Dieses Modell ist eine bahnbrechende Neuerung für Unternehmen, die auf komplexe Automatisierungen angewiesen sind. Es ermutigt dich aktiv dazu, detaillierte, leistungsstarke Workflows zu erstellen, ohne dass du dir Sorgen machen musst, dass deine Rechnung mit jedem zusätzlichen Schritt steigt. Während einige Premium-Knoten (wie diejenigen, die fortschrittliche generative KI verwenden) mehr als einen einzigen Credit verbrauchen können, ist das Modell auf kosteneffiziente Komplexität ausgelegt.

Selbstgehostetes n8n: Vollständige Freiheit und unschlagbare Wirtschaftlichkeit

Hier definiert n8n die Wertgleichung vollständig neu. Du kannst den n8n-Quellcode kostenlos herunterladen und auf deiner eigenen Serverinfrastruktur hosten, wie einem Contabo VPS. In einer selbstgehosteten Umgebung gibt es keine softwareseitigen Grenzen bei Workflow-Ausführungen, Aufgaben, Benutzern oder Verbindungen. Deine einzigen wiederkehrenden Kosten sind die Infrastruktur, auf der du es laufen lässt. Du kannst von zehntausend bis zu zehn Millionen Ausführungen skalieren, während die Softwarekosten von n8n bei null bleiben. Dies ermöglicht Unternehmens Automatisierungen zu den niedrigen Kosten eines VPS. Die wirtschaftlichen Vorteile für dein Unternehmen sind offensichtlich.

Ein konkreter Kostenvergleich

Veranschaulichen wir dies anhand eines gängigen E-Commerce-Szenarios: Ein Workflow, der bei einer neuen Shopify-Bestellung ausgelöst wird und dann 10 Aktionen ausführt (Aktualisierung von HubSpot CRM, Hinzufügen des Kunden zu einem Klaviyo-Segment, Senden einer Slack-Benachrichtigung an das Vertriebsteam, Protokollierung des Verkaufs in einer Google-Tabelle usw.). Angenommen, dieser Workflow wird 20.000 Mal pro Monat ausgeführt.

• Bei Zapier: 10 Aktionen × 20.000 Ausführungen = 200.000 Aufgaben/Monat. Das würde einen sehr teuren „Unternehmens“-Plan erfordern, der wahrscheinlich über 500 USD pro Monat kostet.
• Bei Make: Dies entspricht 200.000 Operationen pro Monat und würde ebenfalls einen teuren, hochpreisigen Plan erfordern.
• Bei n8n Cloud: Das sind lediglich 20.000 Workflow-Ausführungen. Das würde bequem in einen deutlich günstigeren Plan passen, wahrscheinlich im Bereich von 50-120 USD.
• Bei selbstgehostetem n8n: Die Softwarekosten betragen 0 USD. Deine einzigen Kosten wären für den Server, der ein Contabo VPS für nur 3-6€ pro Monat kosten könnte, abhängig von den benötigten Ressourcen.

Für jedes Unternehmen, das Automatisierung als Kernbestandteil nutzt, können die Kosteneinsparungen durch selbstgehostetes n8n erheblich sein und Budget für andere wichtige Ausgaben freisetzen.

n8n-Integrationsökosysteme: Breite vs. Tiefe der Connectors

Der Nutzen einer Automatisierungsplattform hängt davon ab, wie gut sie mit den Tools kommunizieren kann, die du täglich nutzt. In diesem Bereich zeigt sich ein strategischer Kompromiss: Ist es wertvoller, eine große Anzahl einfacher, vorgefertigter Integrationen zu haben, oder eine kleinere Anzahl sehr leistungsstarker und anpassbarer Integrationen? Der Vergleich der n8n-Integrationen mit denen von Zapier und Make verdeutlicht die Unterschiede schnell.

Zapiers Stärke: Ein Meer voller Integrationen (unübertroffene Breite)

Wenn es um die schiere Anzahl unterstützter Anwendungen geht, spielt Zapier in einer eigenen Liga. Mit einem Ökosystem von über 6.000 offiziellen App-Integrationen ist seine Reichweite beispiellos. Wenn du ein modernes SaaS-Tool für Marketing, Vertrieb, Projektmanagement oder Finanzen nutzt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Zapier einen fertigen Connector dafür anbietet. Diese enorme Breite ist Zapiers Killer-Feature, das es Nicht-Technikern ermöglicht, ihren gesamten Technologie-Stack mit nur wenigen Klicks zu verbinden. Die Einschränkung liegt jedoch in der Tiefe. Für viele Anwendungen nutzen Zapier-Connectors nur die gebräuchlichsten Trigger und Aktionen, nicht das vollständige Spektrum der über die API verfügbaren Funktionen.

Makes Ökosystem: Ein ausgewogenes und leistungsfähiges Mittelmaß

Make bietet eine kleinere, aber dennoch sehr beeindruckende Bibliothek mit über 1.000 Integrationen. Es deckt alle wichtigen Geschäftsanwendungen ab, von CRMs wie Salesforce und HubSpot über Marketingplattformen wie Mailchimp und ActiveCampaign bis hin zu Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams. Für die überwiegende Mehrheit standardmäßiger Geschäftsabläufe ist Makes Ökosystem mehr als ausreichend. Darüber hinaus ermöglicht die visuelle Oberfläche oft eine granularer Kontrolle und den Zugriff auf fortgeschrittenere Einstellungen innerhalb einer Integration im Vergleich zu Zapiers vereinfachtem Ansatz.

n8ns Ansatz: Unübertroffene Tiefe, Leistung und Anpassungsfähigkeit

Die wahre Stärke von n8n-Integrationen bemisst sich nicht an ihrer Anzahl, sondern an ihrer Tiefe und der enormen Flexibilität der Plattform. Obwohl die Bibliothek von über 400 offiziellen n8n-Connectors etwas kleiner ist, stellt diese etwas niedrigere Zahl keinen Nachteil dar. Vielmehr heben mehrere Merkmale von n8ns Ansatz zur Integration es über den Rest:

Der „Schweizer Taschenmesser“ HTTP-Request-Knoten

Das ist n8ns ultimative Geheimwaffe. Wenn n8n keinen vorgefertigten Knoten für einen Dienst hat, den du verbinden musst, kannst du den generischen HTTP-Request-Knoten verwenden, um mit jedem Dienst zu kommunizieren, der eine REST-API anbietet. Dieser einzelne Knoten ermöglicht es dir, deine eigene benutzerdefinierte Integration zu erstellen. Du hast die vollständige Kontrolle über die Authentifizierungsmethode, die Request-Header, die URL-Parameter und den Request-Body. Das erfordert ein grundlegendes Verständnis davon, wie APIs funktionieren, bedeutet aber, dass n8ns potenzielle Integrationsbibliothek nahezu unbegrenzt ist.

Der Code-Knoten für uneingeschränkte Datenmanipulation

Oft besteht die Herausforderung nicht nur darin, Apps zu verbinden, sondern auch die Daten zu transformieren, während sie zwischen ihnen fließen. Was, wenn du ein Datum umformatieren, einen vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen aufteilen oder eine komplexe Berechnung durchführen musst? Mit anderen Plattformen müsstest du möglicherweise mehrere Schritte ausführen. Mit n8n kannst du einfach einen Code-Knoten hinzufügen und ein paar Zeilen JavaScript oder Python schreiben, um die Daten auf jede erdenkliche Weise zu manipulieren. Dies bietet ein Maß an Leistung und Präzision, das auf anderen Plattformen einfach nicht möglich ist.

Eine lebendige Open-Source-Community

Als Open-Source-Projekt profitiert n8n von einer globalen Entwickler-Community, die ständig neue Community-Knoten erstellt und teilt, die du mit selbst gehostetem n8n nutzen kannst. Wenn du dich mit einem Nischen- oder neuen Dienst verbinden musst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass jemand in der Community bereits einen Konnektor dafür entwickelt hat. Dieses Basis-Ökosystem bietet Hunderte zusätzlicher Integrationen und wächst ständig weiter.

Kurz gesagt: Wenn deine Hauptanforderung darin besteht, eine große Auswahl beliebter Anwendungen schnell mit einfachen, vordefinierten Aktionen zu verbinden, ist Zapier aufgrund seiner Breite der klare Gewinner. Wenn deine Arbeit jedoch die Erstellung leistungsstarker, benutzerdefinierter Workflows erfordert, die sich tief in jede API integrieren lassen, komplexe Datenumwandlungen durchführen und sich an einzigartige Geschäftslogik anpassen können, dann sind die Tiefe und Anpassungsmöglichkeiten von n8n eine Klasse für sich.

Benutzerfreundlichkeit & Lernkurven für technische und nicht-technische Teams

Die Leistung einer Plattform ist bedeutungslos, wenn dein Team sie zu kompliziert findet. Die Benutzererfahrung und die Steilheit der Lernkurve sind entscheidend dafür, wie gut die Plattform angenommen wird und Erfolg hat. Hier bedienen die drei Plattformen unterschiedliche Zielgruppen.

Zapier: Radikal einfach gestaltet

Die gesamte Benutzererfahrung von Zapier ist auf nicht-technische Anwender ausgelegt. Der lineare, auszufüllende Assistent ist intuitiv und erfordert fast kein Wissen über Automatisierungskonzepte. Wenn du den Satz „Wenn dies in App A passiert, dann tue dies in App B“ bilden kannst, hast du schon alles, was du brauchst, um einen erfolgreichen „Zap“ zu erstellen. Damit ist es ein hervorragendes Tool, mit dem Marketing-, Vertriebs-Teams und Geschäftsinhaber ihre eigenen Automatisierungen erstellen können – ganz ohne auf Entwickler warten zu müssen.

Make: Die Leinwand für visuelles Denken

Make nimmt eine überzeugende Mittelstellung ein. Die Drag-and-Drop-Leinwand ist oft intuitiver, um komplexe Prozesse abzubilden, als Zapiers lineare Listen – besonders bei Workflows mit mehreren Bedingungen, Fehlerbehandlung oder parallelen Verarbeitungspfaden. Allerdings bringt sie fortgeschrittene Konzepte wie „Router“, „Iteratoren“ und „Aggregatoren“ mit, die technisches Verständnis erfordern, um sie zu meistern. Sie eignet sich hervorragend für „Power-User“ – technikaffine Anwender, die sich mit flussdiagrammartiger Logik wohlfühlen, aber vielleicht keine fortgeschrittenen Programmierkenntnisse haben.

n8n: Spielplatz für Power-User mit einer wachsenden Einsteigermöglichkeit

n8n ist technisch gesehen definitiv die anspruchsvollste der drei Plattformen, bietet aber auch die vielfältigsten Möglichkeiten. Der node-basierte Editor ist extrem leistungsstark, kann aber für Erstnutzer einschüchternd wirken. Für diejenigen, die neu auf der Plattform sind, empfiehlt es sich, zunächst die umfangreiche Bibliothek mit vorgefertigten Workflow-Vorlagen zu erkunden. Diese bieten voll funktionsfähige Beispiele für gängige Automatisierungen, die du importieren, zerlegen und anpassen kannst. Dies macht die Nutzung von n8n für Anfänger wesentlich einfacher und bietet eine praktische Möglichkeit, die Logik der Plattform zu erlernen.

Die kürzlich erfolgte Integration der n8n-KI-Funktionen senkt diese Einstiegshürde ebenfalls erheblich. Mit dem neuen KI-gestützten Workflow-Editor kannst du die gewünschte Automatisierung in einfacher Sprache beschreiben („Wenn ich eine neue Stripe-Zahlung erhalte, suche den Kunden in HubSpot und füge ein Tag hinzu“), und n8n generiert automatisch die grundlegende Knotenstruktur für dich. Du musst zwar weiterhin die Einzelheiten jedes Knotens konfigurieren (z. B. Authentifizierungsdaten für Ihre Apps oder APIs), aber diese Funktion macht den anfänglichen Entwicklungsprozess viel schneller und einfacher.

n8n Self-Hosting-Vorteil: Datenkontrolle und Privatsphäre

Für jedes Unternehmen, das mit sensiblen Kundendaten umgeht, in einer regulierten Branche tätig ist oder einfach nur Wert auf Datenhoheit legt, ist die Möglichkeit, n8n selbst zu hosten, der entscheidende Vorteil. Dies ist ein grundlegender Vorteil, den reine Cloud-Plattformen wie Zapier und Make einfach nicht bieten können.

Wenn du einen Cloud-basierten Automatisierungsdienst nutzt, triffst du eine entscheidende Vertrauensentscheidung. Du sendest deine Daten – und noch wichtiger, deine Zugangsdaten – zur Verarbeitung und Speicherung auf deren Server. Auch wenn diese Unternehmen stark in Sicherheit investieren, bringst du dennoch eine dritte Partei in deine Datenkette ein. Wenn du n8n auf deinem eigenen n8n VPS oder lokalen Server selbst hostest, bleiben alle deine Daten, Zugangsdaten und Workflows vollständig in deiner sicheren Infrastruktur. Das ist ein echter Vorteil für den Datenschutz bei n8n.

Für Organisationen, die strengen Vorschriften wie der DSGVO, HIPAA oder CCPA unterliegen, ist dies oft eine unverhandelbare rechtliche und Compliance-Anforderung. Das bedeutet, dass du Prozesse, die sensible Kundendaten, Finanzunterlagen oder Patienteninformationen betreffen, vertrauensvoll automatisieren können, da du weißt, dass du die vollständige Kontrolle behältst. Dadurch wird die Erreichung und Nachweisbarkeit der n8n-DSGVO-Konformität wesentlich vereinfacht.

Ideale Anwendungsfälle: So wählst du die richtige Plattform für deine Bedürfnisse

Die technischen Unterschiede zwischen den Plattformen sind wichtig, doch die eigentliche Entscheidung hängt davon ab, wie gut die Stärken eines Tools zu deinen konkreten Aufgaben passen. Die beste Plattform ist diejenige, die dein Problem am effizientesten und kostengünstigsten löst. Hier sind einige konkrete n8n-Anwendungsfälle, um zu zeigen, wann du dieses Tool nutzen solltest, sowie Beispiele, bei denen Alternativen wie Zapier oder Make besser passen.

Wann du Zapier wählen solltest: Für Geschwindigkeit, Einfachheit und unübertroffene Konnektivität

Zapier ist ideal, wenn du gängige Cloud-Anwendungen schnell und mit einfacher, klarer Logik verbinden willst. Dafür brauchst du kaum Programmierkenntnisse. Einige typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:

Automatisierung von Marketingkampagnen

Ein Marketingmanager startet eine Kampagne mit Facebook Lead Ads. Die neuen Leads sollen sofort in das Salesforce-CRM übertragen, einer bestimmten Mailchimp-Zielgruppe hinzugefügt und das Vertriebsteam in einem eigenen Slack-Kanal informiert werden. Mit Zapier lässt sich dieser dreistufige Workflow in weniger als 15 Minuten komplett ohne Code einrichten. Dank der riesigen Auswahl an Apps ist es fast nie ein Problem, neue oder spezialisierte Marketingtools anzubinden.

Einfache E-Commerce-Benachrichtigungen

Ein kleiner Online-Shop-Besitzer, der Shopify nutzt, möchte über jeden neuen Verkauf direkt informiert werden. Dafür kann er einen einfachen Zap erstellen, der bei einer neuen Bestellung in Shopify ausgelöst wird und über Pushover eine Push-Benachrichtigung ans Handy sendet. Dies ist ein klassisches „Wenn dies passiert, dann das“-Szenario, bei dem Zapiers Einfachheit es einfach und effektiv umsetzt.

Grundlegendes HR-Onboarding

Wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter im HR-System (z. B. BambooHR) angelegt wird, soll automatisch ein Benutzerkonto in Google Workspace erstellt, die Person dem „New Hires“-Slack-Kanal hinzugefügt und ein Einführungskurs im Lernmanagementsystem (LMS) zugewiesen werden. Dank Zapiers umfangreicher Bibliothek an HR- und Produktivitätsintegrationen lässt sich das ganz ohne Code umsetzen.

Wann du Make wählen solltest: Zur Visualisierung komplexer Logik und mehrstufiger Szenarien

Make ist perfekt, wenn dein Workflow mehr als nur einen einfachen linearen Ablauf hat. Die visuelle Leinwand eignet sich hervorragend für Prozesse mit bedingter Logik, mehreren Ergebnissen oder komplexerer Datenverarbeitung – zum Beispiel:

Fortgeschrittenes Lead-Routing und Scoring

Ein B2B-Unternehmen möchte seinen Prozess zur Qualifizierung von Leads automatisieren. Wenn ein neuer Lead eingeht, kann Make die E-Mail-Domain des Leads mit einer Datenbank abgleichen, um die Unternehmensgröße zu bestimmen. Handelt es sich um einen Enterprise-Lead (über 500 Mitarbeiter), leitet der Workflow ihn in die Warteschlange des Enterprise-Vertriebsteams in Salesforce. Bei einem Mid-Market-Lead (50-500 Mitarbeiter) wird er an das Commercial-Team weitergeleitet. Wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, wird es automatisch in eine langfristige E-Mail-Nurturing-Sequenz aufgenommen. Die visuellen Router von Make machen es einfach, diese verzweigte Logik zu erstellen und zu verstehen.

Auftragsabwicklung mit Fehlerbehandlung

Ein E-Commerce-Unternehmen muss neue Bestellungen verarbeiten. Make kann bei einer neuen Bestellung den Lagerbestand im Warenwirtschaftssystem überprüfen und – falls der Artikel auf Lager ist – die Bestellung an den Versanddienstleister weiterleiten. Ist der Artikel jedoch nicht auf Lager, kann der Workflow einen anderen Weg einschlagen: Er setzt den Artikel auf eine Nachbestellliste in einem Google Sheet, sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail über die Verzögerung an den Kunden und erstellt eine Aufgabe für das Beschaffungsteam, um den Artikel nachzubestellen. Diese Art der Fehlerbehandlung lässt sich in Make deutlich einfacher visualisieren und umsetzen.

Zusammenführung von Inhalten aus sozialen Medien

Eine Marketingagentur möchte die Erwähnungen von Kunden auf Twitter, Reddit und in bestimmten RSS-Feeds überwachen. Make kann all diese Quellen prüfen, die Ergebnisse in einer einzigen Liste zusammenführen und anschließend einen Filter anwenden, um nur Erwähnungen weiterzugeben, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten. Die endgültige, kuratierte Liste wird dann als tägliche Übersicht an einen Slack-Kanal gesendet. Dieser Prozess – das wiederholte Durchlaufen mehrerer Quellen und die Zusammenführung der Daten – ist eine der zentralen Stärken von Make.

Wann du n8n wählen solltest: Für Leistung, Datenschutz und unvergleichliche Skalierbarkeit

Die idealen n8n-Anwendungsfälle sind jene, die tiefgehende Anpassungen erfordern, sensible Daten verarbeiten, in großem Umfang betrieben werden oder eine Verbindung zu proprietären Systemen benötigen. Anwendungsfälle wie diese sind es, in denen n8n für Entwickler und technische Teams wirklich überzeugt:

Komplexe ETL- und Datenlagerung

Ein Data-Analytics-Team muss einen nächtlichen ETL-(Extract, Transform, Load)-Prozess durchführen. Es muss Verkaufsdaten aus einer Produktions-PostgreSQL-Datenbank abrufen, Nutzerdaten aus einer REST-API eines Drittanbieter-Tools extrahieren und Marketingausgabendaten aus einer CSV-Datei auf einem FTP-Server abrufen. In n8n können sie einen Code-Knoten verwenden, um benutzerdefinierte SQL-Abfragen zu schreiben, die Daten aus allen drei Quellen mit JavaScript oder Python zu transformieren und zu bereinigen und anschließend den finalen, einheitlichen Datensatz in ein BigQuery-Data-Warehouse für Analysen zu laden. Die Möglichkeit, komplexe Datenumwandlungen direkt im Code zu verarbeiten, ist hier ein entscheidender Vorteil von n8n.

Hochvolumige, kostensensitive IoT-Datenverarbeitung

Ein Smart-Home-Unternehmen hat Zehntausende IoT-Geräte im Einsatz, die jede Minute ein Status-Update senden. Dies führt zu Millionen von eingehenden Webhook-Ereignissen pro Tag. Die Verarbeitung eines solchen Volumens auf Zapier oder Make wäre astronomisch teuer. Durch das Selbst-Hosting von n8n auf einem skalierbaren Server-Cluster kann das Unternehmen diesen riesigen Datenstrom zu einem Bruchteil der Kosten verarbeiten und zahlt dabei nur für die zugrunde liegende Infrastruktur.

Sichere, HIPAA-konforme Automatisierung im Gesundheitswesen

Ein Gesundheitsdienstleister möchte den Prozess der Versendung von Terminerinnerungen und Nachsorgeanweisungen an Patienten automatisieren. Dieser Workflow erfordert den Zugriff auf Patientendaten aus dem internen System für elektronische Gesundheitsakten (EHR). Durch den Einsatz einer selbstgehosteten n8n-Instanz innerhalb des sicheren, privaten Netzwerks kann das Team diese Automatisierung mit Vertrauen aufbauen – im Wissen, dass sensible, geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) weder die eigene Kontrolle verlassen noch einem Drittanbieter-Cloud-Service offengelegt werden.

Integration mit benutzerdefinierten oder älteren Systemen

Ein Fertigungsunternehmen ist auf ein maßgeschneidertes, lokal installiertes ERP-System angewiesen, das keine moderne REST-API besitzt. Es kann jedoch Shell-Skripte ausführen. Ein Entwickler kann den n8n-Knoten „Befehl ausführen“ verwenden, um ein Skript laufen zu lassen, das Daten aus dem ERP-System in eine temporäre Datei exportiert. Nachfolgende Knoten können diese Datei dann einlesen, die Daten verarbeiten und sie mit modernen Cloud-Anwendungen wie Salesforce oder SAP synchronisieren. Diese Fähigkeit, die Lücke zwischen älteren und modernen Systemen zu überbrücken, ist eine der einzigartigen Stärken von n8n.

Wenn Teams nach Zapier-Alternativen oder Make-Alternativen suchen, liegt das oft daran, dass sie an eine feste Grenze stoßen – sei es beim Budget oder bei den funktionalen Möglichkeiten der Plattform. n8n sticht als eines der wenigen Automatisierungstools hervor, das eine leistungsstarke und skalierbare Lösung für beide Herausforderungen bietet.

Das Fazit: Welche Automatisierungsplattform ist die Richtige für dich?

Nach diesem umfassenden n8n-Review und n8n-Vergleich sollte der Weg nach vorne deutlich klarer sein. Es gibt keine einzige „beste“ Automatisierungsplattform für alle. Die optimale Wahl ist eine strategische Entscheidung, die ganz von den individuellen Anforderungen, dem Budget und den technischen Ressourcen deines Unternehmens abhängt. Die Entscheidung zwischen n8n vs. Zapier und n8n vs. Make dreht sich letztlich darum, das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe zu wählen.

Abschließende Übersicht: Welche Plattform passt am besten zu dir:

Zusammenfassend sollte deine Entscheidung von diesen Prinzipien geleitet werden:

• Wähle Zapier, wenn du vor allem Wert auf Geschwindigkeit und Einfachheit legst. Wenn dein Team nicht technisch ist und deine Workflows unkompliziert sind. Der Komfort ist unschlagbar, wenn du bereit bist, dafür einen Aufpreis zu zahlen.
• Wähle Make, wenn deine Workflows komplexe Verzweigungen enthalten und du ein visueller Denker bist. Es bietet deutlich mehr Leistung als Zapier und das zu einem wettbewerbsfähigeren Preis.
• Wähle n8n, wenn du Zugang zu technischen Ressourcen hast, tiefgehende Anpassungen benötigst, große Datenmengen verarbeiten musst oder wenn Datenschutz oberste Priorität hat. Die Kombination aus Leistung, Kontrolle und Kosteneffizienz ist unerreicht – insbesondere in einer selbst gehosteten Umgebung.

FAQ – n8n vs. Make vs. Zapier

Ist n8n wirklich kostenlos zu benutzen?

Ja, die Kernsoftware von n8n wird unter einer „Fair-Code“-Lizenz bereitgestellt. Dadurch kannst du sie kostenlos herunterladen, selbst hosten und für jeden Zweck nutzen – auch kommerziell. Wenn du selbst hostest, gibt es keine von der Software gesetzten Grenzen bei der Anzahl von Nutzern, Workflows oder Ausführungen. Deine einzigen Kosten entstehen durch die Serverinfrastruktur, auf der du n8n betreibst. n8n bietet kostenpflichtige Cloud-Pläne für alle, die eine vollständig verwaltete Lösung bevorzugen, sowie Enterprise-Lizenzen für selbst gehostete Instanzen, die erweiterte Funktionen wie Single Sign-On (SSO) und rollenbasierte Zugriffskontrolle benötigen.

Kann n8n große, unternehmensgerechte Arbeitslasten skalieren?

Auf jeden Fall. Da n8n für das Selbst-Hosting entwickelt wurde, hängt die Skalierbarkeit nur von den Ressourcen des Servers ab, auf dem es läuft. Du kannst einen leistungsstarken Server oder einen Server-Cluster bereitstellen, um Millionen oder sogar Milliarden von Ausführungen zu verarbeiten. Die Architektur unterstützt erweiterte Funktionen wie mehrere Worker für parallele Verarbeitung und kann mit externen Message Queues wie RabbitMQ integriert werden – für noch höhere Ausfallsicherheit und Durchsatz. Dadurch ist n8n eine äußerst effektive Lösung für anspruchsvolle Unternehmensanwendungen.

Ich bin kompletter Anfänger ohne Programmierkenntnisse. Welche Plattform ist am besten für mich?

Für absolute Einsteiger ist Zapier die zugänglichste und benutzerfreundlichste Plattform. Der lineare, geführte Einrichtungsprozess ist darauf ausgelegt, so einfach wie möglich zu sein. Make wäre die nächstbeste Option, da die visuelle Oberfläche für viele ebenfalls sehr leicht zugänglich ist. n8n macht zwar große Fortschritte in Sachen Benutzerfreundlichkeit – dank KI-gestütztem Builder und zahlreicher Vorlagen -, hat aber nach wie vor die steilste Lernkurve. Es eignet sich am besten für alle, die zumindest ein grundlegendes technisches Verständnis mitbringen

Wie schwierig ist es, von Zapier oder Make zu n8n zu wechseln?

Die Migration erfordert, dass du deine Workflows manuell in der n8n-Oberfläche neu aufbaust, da es keine direkten Import-Tools gibt. Der Aufwand hängt von der Komplexität und der Anzahl deiner bestehenden Automatisierungen ab. Bei einfachen Workflows mit zwei oder drei Schritten ist der Prozess schnell und unkompliziert. Bei komplexen Setups mit vielen Schritten und verzweigter Logik kann die Migration etwas zeitaufwendig sein. Viele Teams sehen das jedoch als wertvolle Gelegenheit, ihre Prozesse zu überprüfen und zu optimieren, was oft zu effizienteren und leistungsstärkeren Automatisierungen in n8n führt.

Was sind die Sicherheitsunterschiede zwischen der Verwendung eines Cloud-Tools und dem Self-Hosting von n8n?

Das ist einer der wichtigsten Unterschiede. Wenn du eine Cloud-Plattform wie Zapier oder Make nutzt, vertraust du einem Drittanbieter deine Zugangsdaten und alle Daten an, die durch deine Automatisierungen fließen. Diese Anbieter investieren zwar stark in Sicherheit, dennoch entsteht ein gewisses Risiko durch externe Dritte. Beim Self-Hosting von n8n behältst du die volle Kontrolle über deine Daten. Alle deine Zugangsdaten, Workflows und Geschäftsdaten bleiben vollständig innerhalb deiner eigenen, sicheren Infrastruktur. Dadurch entfällt ein bedeutendes Sicherheitsrisiko.