Der n8n-Guide für Einsteiger: So baust du deinen ersten Workflow

Bist du es leid, dauernd manuell Daten aus einem Spreadsheet in dein CRM zu kopieren, wann immer ein neuer Lead eingeht? Oder verbringst du jede Woche Stunden damit, Informationen zwischen deinem Projektmanagement-Tool und deinem Teams-Chat hin- und herzuschieben damit jeder auf dem Laufenden bleibt? Diese repetitiven und manuellen Arbeiten zehren nicht nur an deiner Energie und deinem Fokus – sie sorgen auch für viele potenzielle Fehler und ineffizientes Arbeiten. Jede Minute, die mit dem Kopieren und Einfügen von Informationen verschwendet wird, hätte auch mit der Lösung eines realen Problems deiner Kunden verbracht werden können.

Was, wenn du deine Lieblingsapps miteinander verbinden und sie automatisiert kommunizieren lassen könntest und damit einen nahtlosen Fluss an Informationen ohne manuelles Eingreifen erzeugen würdest? Genau das ermöglicht dir n8n. Es ist ein leistungsstarkes Tool, welches speziell für die Automatisierung von manuellen Arbeiten konzipiert wurde, die dich ansonsten ausbremsen. Dieser n8n-Guide ist für jeden geeignet, der seine Zeit und seinen Fokus auf das Wesentliche zurückgewinnen möchte. Wir zeigen dir alles, was du dazu wissen musst: von den grundlegenden Konzepten bis hin zum Aufbau einer praktischen mehrstufigen Automatisierung.

Nach dem Lesen dieses n8n-Tutorials wirst du ein tiefgreifendes Verständnis zur Nutzung von n8n haben. Du wirst bereit sein, deinen ersten n8n-Workflow zu erstellen, wodurch du dir die Grundlagen zum Anpacken komplexerer Aufgaben erwirbst.

Was ist n8n und wie verwende ich es?

Was ist also n8n? Im Kern ist n8n ein “Fair-Code“-Tool zur Automatisierung von Workflows, welches dir erlaubt, verschiedene Applikationen und Dienste zu verbinden und damit Aufgaben automatisch auszuführen. Anstatt komplexen Code für die Interaktion mit verschiedenen API’s programmieren zu müssen, verwendest du einen visuellen „Knoten“-basierten Editor. Es fühlt sich ein bisschen an wie ein digitales Flowchart. Jeder Schritt stellt eine bestimmte Aktion dar, beispielsweise das Lesen einer E-Mail, das Hinzufügen einer Zeile zu einer Datenbank oder das Senden einer Nachricht.

Der Begriff “Fair-Code“ ist hier besonders hervorzuheben. Im Gegensatz zu reiner Open-Source-Software kann jeder den Quellcode von n8n einsehen und selbst verwalten. Es enthält jedoch Einschränkungen für die kommerzielle Nutzung, welche die Nachhaltigkeit des Projekts sicherstellen. Dadurch erhältst du die Transparenz von Open Source kombiniert mit der Unterstützung eines engagierten Entwicklungsteams.

Du kannst n8n für eine nahezu unbegrenzte Bandbreite an Aufgaben nutzen. Du kannst beispielsweise Workflows für folgende Situationen bauen:

Onboarding eines neuen Kunden: Wenn eine Zahlung in Stripe verarbeitet wird, wird in deiner Datenbank ein neues Benutzerkonto erstellt. Über SendGrid wird eine Willkommens-Mail gesendet und eine Benachrichtigung in einem privaten Slack-Kanal für das Support-Team veröffentlicht.
Verwaltung von Social Media: Wenn du einen neuen Artikel im RSS-Feed deines Blogs veröffentlichst, generiert n8n automatisch einen Beitrag für LinkedIn, Twitter und Facebook. Jeder Beitrag ist für die jeweilige Plattform formatiert.
Daten synchronisieren: Jedes Mal, wenn ein neuer Deal in deinem HubSpot CRM als “gewonnen“ („won“) markiert wird, findet n8n den entsprechenden Kunden in einem Google Sheet und aktualisiert seinen Status. So stellst du sicher, dass deine Sales-Daten immer aktuell sind.

Das ist die wahre Stärke der n8n-Workflow-Automatisierung: Sie überbrückt die Lücken zwischen deinen verwendeten Tools und verwaltet die bekannten Routineprozesse, sodass du dich auf kreative und strategische Arbeit konzentrieren kannst.

n8n Cloud vs. selbst hosten: Wähle deine Startumgebung

Bevor du mit der Erstellung von Workflows beginnst, musst du eine wichtige Entscheidung treffen: Wo soll deine n8n-Instanz liegen? Dir stehen zwei gängige Optionen zur Verfügung, die jede für sich Vor- und Nachteile hat: n8n Cloud oder ein selbst-gehostetes Setup.

n8n Cloud

Die Cloud-Version ist der einfachste und schnellste Weg für den Einstieg in n8n. Das n8n-Team verwaltet die gesamte zugrundeliegende Infrastruktur, einschließlich Server, Updates und Sicherheitspatches. Du kannst dich registrieren, einloggen und in wenigen Minuten mit dem Aufbau deines ersten Workflows beginnen.

Vorteile: Keinen Wartungsaufwand, automatische Updates und ein großzügiges kostenloses Angebot für den Einstieg. Ein exzellentes Angebot, wenn du Wert auf Anwenderfreundlichkeit legst und eine Idee schnell umsetzen möchtest.
Nachteile: Deine Daten werden auf den Servern von n8n verarbeitet, weshalb es für hochsensible Informationen eher nicht geeignet ist. Auch die Kosten können steigen, wenn dein Workflow-Volumen wächst.

Selbstgehostetes n8n

Alternativ kannst du auch die selbstgehostete n8n-Variante wählen. Dieser Ansatz gibt dir maximale Kontrolle über deine Daten, deine Arbeitsabläufe und deine langfristigen Kosten. Wenn du dein eigenes n8n-Hosting mit einem zuverlässigen und erschwinglichen Contabo VPS verwaltest, verlassen deine Daten niemals deinen Server. Das ist ein enormer Vorteil für datenschutzbewusste Anwender oder Unternehmen mit strengen Anforderungen an die Datenhoheit.

Vorteile: Vollständiger Datenschutz und Kontrolle sowie vorhersehbare Kosten basierend auf deinem Server und die Freiheit, deine Umgebung mit allen zusätzlichen von dir gewünschten Tools individuell anzupassen. Du kannst auch ein viel größere Datenvolumen bewältigen, ohne durch Abo-bedingte Obergrenzen eingeschränkt zu werden.
Nachteile: Du bist für die Ersteinrichtung, die laufende Wartung und die Sicherheit des Servers verantwortlich. Während n8n unkompliziert bereitzustellen ist (häufig als einfacher Docker-Container), erfordert diese Option ein gewisses Maß an technischer Erfahrung mit der Verwendung von Befehlszeilen.

Welche Option solltest du wählen? Wenn du ein Entwickler oder ein kleines Unternehmen bist, das Dateneigentum schätzt und eine Anbieterbindung vermeiden möchte, ist das eigenständige Hosting eine unglaublich leistungsstarke und kostengünstige Option. Wenn dein Fokus auf Vermarktung oder Geschäftsanwendungen liegt und du so schnell wie möglich mit der Automatisierung beginnen möchtest, dann ist n8n Cloud deine perfekte Option.

Das n8n-Interface verstehen: Dashboard, Workflows, und Zugangsdaten

Wenn du n8n zum ersten Mal öffnest, begrüßt dich eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche. Du kannst dir viel Zeit sparen, wenn du dich ein wenig mit den drei wesentlichen Arbeitsbereichen vertraut machst.

Das n8n-Dashboard

Das n8n-Dashboard ist dein Kontrollzentrum. Es bietet einen allgemeinen Überblick über all deine gespeicherten Workflows, zeigt dir, welche aktiv sind (Workflows, die nach einem Zeitplan ausgeführt werden oder die auf einen Auslöser warten) und ermöglicht dir den Zugriff auf den Verlauf der ausgeführten Abläufe. Von hier aus kannst du neue Arbeitsabläufe erstellen, vorhandene Arbeitsabläufe duplizieren, um sie als Vorlagen zu verwenden, oder fehlerhafte Automatisierungen zur Bearbeitung anhalten. Es ist das zentrale Drehkreuz, von dem aus du deine gesamten Automatisierungsprojekte verwaltest.

Das n8n Workflow-Canvas

Das Herzstück der Anwendung ist das n8n-Workflow-Canvas. Dies ist der visuelle Drag-and-Drop-Editor, mit dem du deine Automatisierungen ins Leben rufst. Du beginnst mit dem Hinzufügen eines Trigger-Knoten und definierst durch die Verkettung einer Reihe von Aktionsknoten den Datenfluss und die Logik. Du kannst deine Knoten in eine für dich ansprechende Weise anordnen, was für die Lesbarkeit komplexer Workflows wesentlich ist.

Der n8n-Bereich für Zugangsdaten

Um eine Verbindung zu verschiedenen Apps und Diensten (wie Google, Slack, GitHub oder einen der unzähligen anderen Integrationen) herzustellen, benötigt n8n eine Möglichkeit, sich in deinem Namen in diesen Tools zu authentifizieren. Hier kommt der Abschnitt mit den Zugangsdaten ins Spiel. Anstatt deine geheimen API-Schlüssel direkt in deinen Workflows fest zu codieren (was ein großes Sicherheitsrisiko darstellt), speicherst du sie sicher in diesem speziellen Bereich. n8n verschlüsselt diese Zugangsdaten im Ruhezustand. Wenn du sie in einem Workflow verwendest, wählst du sie einfach aus einem Dropdown-Menü aus. Diese Trennung macht deine Automatisierungen sowohl sicherer als auch viel einfacher zu verwalten, da du Zugangsdaten an einer Stelle aktualisieren kannst und sie in all deinen Workflows übernommen wird.

Schritt-für-Schritt: Erstelle deinen ersten n8n-Automatisierungsworkflow

Bevor wir uns ein spezifisches Praxisbeispiel ansehen, ist es hilfreich, die grundlegenden Prozesse zu verstehen und sich eine innere Vorstellung davon zu machen, wie man an Projekte herangeht. Dieses kurze n8n-Tutorial zur Methodik vermittelt dir ein gutes Verständnis dafür, wie du einen n8n-Workflow strukturierst und systematisch aufbauen kannst.

Definiere das Ziel und den Trigger: Beginne damit klar zu formulieren, was du erreichen möchtest. Zum Beispiel: “Wenn auf meiner Webseite ein neues Formular eingereicht wird, möchte ich den Lead in Google Sheets hinzufügen.” Der Trigger ist hier die “Übermittlung eines neuen Formulars“.
Füge die erste Aktion hinzu: Was ist der nächste Schritt, der unmittelbar anschließen muss? In unserem Beispiel wird eine neue Zeile in Google Sheets erstellt. Du würdest den Knoten “Google Sheets“ hinzufügen und ihn so konfigurieren, dass er diese Aktion ausführt.
Teste die Verbindung: Führe den Workflow manuell aus. Stelle sicher, dass die Daten vom Trigger korrekt an den Aktionsknoten übergeben werden und dass die neue Zeile wie erwartet erstellt wird.
Füge nachfolgende Aktionen und Logiken hinzu: Fahre fort mit dem schrittweisen Hinzufügen weiterer Knoten. Vielleicht möchtest du nach dem Hinzufügen der Zeile auch eine Slack-Benachrichtigung versenden. Du würdest den Knoten “Slack“ hinter dem Google Sheets Knoten hinzufügen, ihn testen und seine Funktionsfähigkeit verifizieren.
Aktivieren und überwachen: Sobald die gesamte Kette erwartungsgemäß funktioniert, aktivierst du den Workflow. Er wird jetzt automatisch ausgeführt, sobald das Triggerereignis ausgelöst wird. Es empfiehlt sich den Verlauf der Ausführungen gelegentlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles weiterhin reibungslos funktioniert.

Beim Erstellen deines ersten n8n-Workflows musst du diesem einfachen Muster folgen: Identifiziere einen Trigger, füge eine einzelne Aktion hinzu, teste sie und wiederhole den Vorgang. Mit diesem methodischen Vorgehen vermeidest du unnötige Komplexität und es erleichtert die Fehlerbehebung erheblich.

Das Knoten-basierte System entschlüsseln: Trigger, Aktionen und Logik

Die Bausteine jeder n8n-Automatisierung werden n8n-Knoten oder „Nodes“ genannt. Jeder Knoten ist ein vorgefertigter Funktionsblock, der die komplexen Interaktionen mit einem bestimmten Dienst verwaltet oder eine logische Operation ausführt. Sie lassen sich im Allgemeinen in drei Hauptkategorien einteilen.

n8n-Trigger

n8n-Trigger sind spezielle Knoten, die immer einen Workflow starten. Ein Workflow kann nur einen Trigger haben. So können Trigger aufgebaut sein:

Zeitplanbasiert: Wie zum Beispiel der “Cron“-Knoten, der es dir ermöglicht, einen Workflow in einem bestimmten Zeitfenster auszuführen (z.B. “jeden Montag um 9 Uhr ausführen“).
Ereignisbasiert: Diese Knoten warten auf ein Ereignis einer externen Anwendung. Beispielsweise kann der Knoten “Gmail“ ausgelöst werden, wenn eine neue E-Mail eintrifft, oder der Knoten “GitHub“ kann ausgelöst werden, wenn eine neue Problembeschreibung erstellt wurde.
Webhook-basiert: Der “Webhook“-Knoten generiert eine eindeutige URL, die auf eingehende HTTP-Anfragen warten kann. Dies ist unglaublich vielseitig und ermöglicht die Integration mit fast jedem Dienst, der Webhooks senden kann.

Aktionsknoten

Aktionsknoten sind die Arbeitstiere von n8n. Dies sind die Knoten, mit denen du aus einer Datenbank lesen, eine E-Mail senden, einen CRM-Datensatz aktualisieren oder eine Nachricht in einer Chat-App posten kannst. n8n verfügt über Hunderte integrierte Integrationen für beliebte SaaS-Tools, Datenbanken und Dienstprogramme. Wenn keine Integration vorhanden ist, kannst du fast immer den generischen Knoten “HTTP Request“ verwenden, um direkt mit einer beliebigen REST-API zu interagieren.

„Core Logic“-Knoten

Zu guter Letzt kannst du n8n-Logikknoten verwenden, um deine Arbeitsabläufe intelligenter und dynamischer zu gestalten. Folgend einige der häufigsten:

IF-Knoten: Ermöglicht dir, deinen Workflow basierend auf einer Bedingung über verschiedene Pfade weiterzuleiten. Wenn der E-Mail-Betreff beispielsweise “Dringend“ enthält, sendest du eine Slack-Nachricht, ansonsten erstellst du eine Trello-Karte.
Switch-Knoten: Eine leistungsfähigere Version des IF-Knotens, mit der Daten basierend auf dem Wert eines einzelnen Felds über mehrere Pfade weitergeleitet werden können.
Merge-Knoten: Kombiniert Daten aus zwei verschiedenen Pfaden deines Workflows. Dies wird häufig nach einem IF-Knoten verwendet, um die einzelnen Pfade wieder zusammenzuführen.
Split-in-Batches-Knoten: Zerteilt eine große Liste von Elementen in kleinere Teile, sodass du sie verarbeiten kannst, ohne die API-Ratenbegrenzungen zu verletzen.

Einfaches Workflow-Beispiel: Senden einer Slack-Benachrichtigung aus Gmail

Lass uns jetzt ein praktikables n8n-Workflow-Beispiel von Anfang bis Ende erstellen, um zu sehen, wie all diese Konzepte zusammenpassen. Unser Ziel ist jedes Mal eine Slack-Benachrichtigung zu erstellen, wenn eine neue E-Mail mit einer bestimmter Bezeichnung in deinem n8n Gmail-Konto eingeht. Auf diese praktische Weise bleibt man bei allen wichtigen Kommunikationen auf dem Laufenden, ohne ständig den Posteingang überprüfen zu müssen.

Skizze des Workflows

Einrichtung des Gmail-Triggers:
- Für dieses Beispiel erstellen wir in deinem Gmail Konto ein Label mit dem Namen “n8n-priority“.
- Klicke auf dem n8n-Canvas auf den + Button und suche nach dem Triggerknoten “Gmail“.
- Im Eigenschaftenfenster des Knotens musst du neue Anmeldeinformationen erstellen. Klicke auf “Create new credential“ und du wirst durch den OAuth-Prozess geführt, um dein Google-Konto sicher zu verbinden.
- Konfiguriere den Knoten nach der Authentifizierung so, dass er nach neuen E-Mails mit einer bestimmten Bezeichnung sucht. Füge im Knoteneigenschaftenmenü einen Filter “Label Names or IDs“ hinzu und wähle im Dropdown-Menü das Label aus, das wir zuvor erstellt haben.
Füge den Slack-Aktionsknoten hinzu:
- Klicke auf das + Symbol auf der Ausgabe des Gmail-Knotens und suche nach dem Knoten “Slack“. Wähle die Nachrichtenaktion: “Send a message“.
- Genau wie bei Gmail musst du für Slack neue Anmeldeinformationen erstellen. Dadurch wird n8n mit deinem Slack-Workspace verbunden.
- Wähle in den Eigenschaften des Slack-Knotens den Kanal aus, in dem die Benachrichtigung veröffentlicht werden soll (z. B. #alerts).
Ordne die Daten zu und verfasse die Nachricht:
- Hier geschieht die wahre Magie. Im Feld “Message Text“ des Slack-Knotens kannst du die Nachricht schreiben, die du senden möchtest. Um es dynamisch zu gestalten, verwenden wir Daten aus dem Gmail-Trigger.
- Wechsle im Feld “Message Text“ in den Expression-Modus. Im linken Eingabebereich siehst du die vom vorherigen Gmail-Knoten gesendeten Informationen (sobald er erfolgreich ausgeführt wurde). Du kannst diese als JSON-Snippets per Drag & Drop in deine Nachricht ziehen. Für eine aussagekräftige Benachrichtigung kannst du eine Nachricht wie diese verfassen:

Neue wichtige Mail! Von: {{ $json["From"] }} Betreff: {{ $json["Subject"] }}

Teste und aktiviere deinen Workflow:
- Klicke auf den Button “Execute Workflow“. n8n prüft nun dein Gmail auf eine aktuelle E-Mail, die deiner Triggerbedingung entspricht.
- Sobald es eine findet, wird der Slack-Knoten ausgeführt woraufhin du deine formatierte Nachricht fast sofort im angegebenen Kanal sehen solltest. Das Ausführungsprotokoll zeigt dir die genauen Daten, die bei jedem Schritt verarbeitet wurden.
- Wenn du mit dem Ergebnis zufrieden bist, klicke oben auf dem Bildschirm auf den Schalter “Active” und speichere den Workflow. Es läuft jetzt automatisch im Hintergrund, sucht nach neuen E-Mails und hält dich auf dem Laufenden.

Wichtige Tipps für neue Benutzer & Fehlerbehebung bei häufigen Fehlern

Wenn du mit der Erstellung komplexerer, mehrstufiger Arbeitsabläufe beginnst, wirst du zwangsläufig auf ein paar Stolpersteine treffen. Hier findest du einige wichtige Tipps für n8n-Anfänger und einen strukturierten Ansatz zur n8n-Fehlerbehebung.

Zuallererst, prüfe immer das Ausführungsprotokoll (Execution Log). Wenn ein Workflow ausgeführt wird (entweder manuell oder nach einem Zeitplan), zeichnet n8n detailliert und Schritt-für-Schritt auf was passiert ist. Du kannst die exakten empfangenen Eingabedaten eines jeden Knoten sehen, und die von ihm erzeugten Ausgabedaten. Wenn ein Knoten rot wird und ausfällt, solltest du zunächst im Ausführungsprotokoll nachsehen. Es enthält häufig eine eindeutige Fehlermeldung der API, die du aufrufen wolltest.

Authentifizierungsfehler kommen auch am Anfang sehr häufig vor. Wenn ein Knoten mit einem 401 Unauthorized– oder 403 Forbidden-Fehler ausfällt, liegt das Problem fast immer in deinen Zugangsdaten. Gehe zurück zum Abschnitt zu Zugangsdaten und überprüfe noch einmal, ob dein API-Schlüssel korrekt und nicht abgelaufen ist. Stelle außerdem sicher, dass er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um die von dir angeforderte Aktion auszuführen.

Mache dich schließlich mit der Leistungsfähigkeit von n8n-Expressions vertraut. Obwohl die einfache Drag & Drop-Funktion großartig ist, wirst du bald feststellen, dass du Datumsangaben formatieren, Textfelder kombinieren oder einfache Berechnungen durchführen musst. Diese kleinen JavaScript-Snippets, die du in {{ }} einbettest, geben dir die Möglichkeit, Daten im Handumdrehen zu transformieren. Wenn du beispielsweise einen vollständigen Namen erhältst, aber nur den Vornamen extrahieren musst, kannst du einen Ausdruck wie {{ $json.name.split(' ') }} verwenden. Mit dem Erlernen einiger dieser grundlegenden Datenmanipulationstechniken erhältst du ein neues Level an Power und Flexibilität.

Nächste Schritte: Erkundung der n8n-Community und erweiterter Arbeitsabläufe

Du verfügst nun über eine solide Grundlage für die Automatisierung deiner eigenen Aufgaben und ein klares Verständnis der Kernkomponenten von n8n. Aber das ist erst der Anfang. Wenn du mehr erfahren möchtest, sind die offiziellen n8n-Community-Foren eine unglaubliche Ressource. Es ist ein aktives, freundliches und unterstützendes Forum, an dem du um Hilfe bitten kannst, wenn du nicht weiterkommst, deine Entwicklungen teilen und neue kreative Anwendungsfälle von anderen Benutzern entdecken kannst.

Diejenigen, die sich für n8n für Entwickler interessieren, können damit beginnen, fortgeschrittenere n8n-Themen zu erkunden, wie zum Beispiel:

Eigene benutzerdefinierte Knoten erstellen: Wenn n8n nicht über eine vorgefertigte Integration für ein von dir verwendetes Tool verfügt, kannst du mithilfe eines einfachen Boilerplates deinen eigenen Knoten erstellen.
Webhooks für die bidirektionale Kommunikation verwenden: Erstelle komplexe Arbeitsabläufe, die von externen Systemen getriggert werden können, und sende diesen Systemen anschließend Ergebnisse zurück.
Workflows mit Git verwalten: Für seriöse Produktionsanwendungen kann man die JSON-Definitionen des Workflows in einem Git-Repository speichern, um die Versionskontrolle und die gemeinsame Entwicklung zu ermöglichen.

Du hast den wichtigsten Schritt zur Automatisierung deiner Arbeit und zur Ausrichtung deines Fokus zurück aufs Wesentliche getan. Indem du mit einem einfachen Trigger beginnst und schrittweise Knoten nacheinander hinzufügst, kannst du leistungsstarke, zuverlässige Automatisierungen erstellen, die die mühsamen Aufgaben für dich erledigen. Wirf nun einen Blick auf deine eigenen täglichen Abläufe, identifiziere einen sich wiederholenden Prozess und frage dich: Was werde ich als Erstes automatisieren?